Research & development w eventach – na czym to polega?

Branża eventowa to bez wątpienia jedno z najtrudniejszych miejsc, w których research & development manager może się znaleźć. Wyzwania stawiane przed agencjami na dzisiejszym wymagającym, szybko zmieniającym się rynku, potrzebują zarówno kreatywności i spostrzegawczości, jak również optymalnego kosztowo podejścia do zadań i oczekiwań stawianych przez klientów. W biznesie liczy się w końcu ten, kto pierwszy zaprezentuje nową koncepcję, spełniając wymagania formalne, realizując zapotrzebowanie zgodnie z nałożonymi ograniczeniami finansowymi.

W endorfina events cenimy sobie innowacyjność, idącą na równi z najwyższą jakością. Tak, jak żaden specjalista nie przetestuje nowego rozwiązania dopiero podczas finałowej realizacji, tak zależy nam na odpowiednim sprawdzeniu wszelkich możliwych scenariuszy, przed wdrożeniem rozwiązań w ofercie skierowanej do klientów. Dlatego kluczowe było powołanie działu R&D, który odpowiada na potrzeby wysokiej jakości rozwiązań szytych na miarę, zgodnych z najnowszymi trendami i możliwościami technologicznymi, ale również na pierwszym miejscu stawiającymi experience gości.

R&D manager w agencji eventowej to zdecydowanie wolny elektron. Osoba, potrafiąca doświadczeniem i wiedzą włączyć się w proces kreatywny, realizacyjny i rozliczeniowy. Pewnego rodzaju alchemik, może nawet mityczny druid. Osoba mająca szeroką wiedzę z całego zakresu pracy agencji (wszak druidzi szczycili się ogromną wiedzą, której pochodzenie jest w zasadzie nieznane), wyszukująca nowinki technologiczne, kończąc na przygotowaniu zawsze doskonałego wywaru w postaci narzędzi dla realizacji najbardziej skomplikowanych celów. Wszystko to w duchu maksymalnej optymalizacji kosztów.

Jak wygląda typowy dzień w zespole R&D? Niezależnie od tego, czy aktualnie prowadzi się rozmowę z kolejną firmą technologiczną, przegląda krótkie filmiki, czy robi zdjęcie konstrukcji mostu – każdy z tych elementów będzie badaniem. Wszystko co nas otacza, każde drobne rozwiązanie techniczne, architektoniczne, czy chociażby to, jak odkłada się światło na ścianie – to kolejne informacje. Jeśli tylko potrafimy to wykorzystać, połączyć kropki i stworzyć z tego odpowiedni kształt – to oznacza, że badania są wartościowe.

Spójrzmy chociażby w kierunku projektu Beksiński.Live, pierwszego takiego spektaklu audio-wizualnego stworzonego we współpracy Michała Wasilewskiego, Kamila Zawiślaka (znanego szerzej jako Wishlake), endorfina events oraz Live2Listen. Sztuka mistrza ujęta na zupełnie nowy sposób dostała jeszcze jeden, szczególny wyróżnik, związany z eksperymentalną sztuką marketingu doświadczeń – wykorzystaniem sztucznej inteligencji, nowego narzędzia w świecie twórców. Implementacja innowacyjnych rozwiązań nie zawsze musi oznaczać oddania w pełni sił danemu narzędziu, całe piękno polega na synergii pracy ludzkiej z maszynową oraz wykorzystywaniu wyobraźni człowieka do poszukiwania optymalnych rozwiązań, z pomocą technologii – wychodzących poza bariery ludzkiego myślenia. To właśnie „nowe rozwiązania” mogą stanowić solidny fundament tworzonych wydarzeń i pozwalają agencji wyróżnić się na tle innych.

Wszystko powyższe przekłada się na kluczowy element – koszty. Posiadając świadomość o dwóch (lub więcej) możliwościach wykonania tego samego zadania, nie tracąc przy tym na jakości, to decyzja o wyborze jest bardzo łatwa i jednoznaczna. 

Chodzi o wzajemną satysfakcję i napędzanie rozwoju. Oferujemy rozwiązania, by zoptymalizować działania klientów w sposób, o którym nie pomyśleliby, że może im pomóc. Po każdej przeprowadzonej realizacji zbieramy informacje, które pozwalają nam wnioski – a dzięki powołaniu komórki Research & Development – skutecznie analizować je, oraz skutecznie przekształcać w bazę innowacyjnych produktów, zgodnie z ideą design thinking. 

Research & Development stoi danymi, a co za tym idzie – badaniami i częstym przeprowadzaniem takowych zleconych. Bardzo często badania prowadzą bezpośrednio do działań developerskich. Znajomość sprzętu, technologii, podstawy inżynierii – pozwalają zadawać dużo trudnych pytań i stanowią dobre podwaliny do zrealizowania pomysłu w nieoczywisty sposób, z wykorzystaniem znanych rozwiązań w nieznany sposób. We współpracy ze specjalistami można przeprowadzić wiele działań badawczo-rozwojowych bez angażowania znacznych nakładów finansowych.

W konsekwencji takiego, wszyscy znajdują się w sytuacji win-win. Agencja ma optymalne i skrojone na miarę rozwiązanie dla klienta, a podwykonawca jest pewny współpracy przy nadchodzącej realizacji. 

Pole do poszukiwań jest naprawdę szerokie. Nasz zespół cechuje szczególne podejście do kwestii zielonych eventów, które odzwierciedlają także wartości teamu i struktury, jak chociażby moja koleżanka z zespołu – Kasia Pypla, powołana na CSR Managerkę & Senior Creative. W 2022 po raz pierwszy zorganizowaliśmy wspólnie z Fundacją Perspektywy, pierwszy pozytywny klimatycznie event w Polsce. Aby to osiągnąć, kluczowy był zarówno szczegółowy research i dobór partnerów (z tego miejsca gorąco pozdrawiamy niezawodnych Plan Be Eco), jak i planowanie i implementacja rozwiązań drobnych, pozwalających na łatwe ograniczenie produkcji nadmiernych śmieci, jak i zaawansowanych technologicznie działań względem chociażby oświetlenia, nagłośnienia czy logistyki transportu.

W 2023 powtórzyliśmy kilkukrotnie szczegółowe badanie śladu węglowego podczas wydarzeń – dla lepszej przyszłości, dla transparentności klientów – oraz wyznaczania ścieżki w branży doświadczeń.

Powyższe przykłady i sytuacje bardzo szeroko traktują o roli R&D. Nierozerwalnie jednak takie stanowisko kojarzy nam się z projektami IT. Jest to ogromny segment, który w obecnych czasach towarzyszy każdej realizacji eventowej. Niezależnie, czy do wykonania jest prosta rejestracja, mailing, czy przygotowanie skomplikowanego narzędzia – bez konkretnej wiedzy trudno jest nadzorować taki proces. R&D manager w takich działaniach łączy jeszcze więcej umiejętności. Jednocześnie musi być liderem takiego projektu, postawić się w rolach UI/UX, przewidzieć możliwe problemy i wyeliminować je na etapie projektu. Musi również być nauczycielem dla klienta względem dobrych i złych praktyk.

Przykład? Dla wszystkich naszych klientów wdrożyliśmy dedykowane serwery danych, posiadające pełną zgodność z RODO, certyfikacje ISO 27001:2013 oraz 9001:2015, oraz certyfikat potwierdzający użycie 100 procent energii do utrzymania z OZE. 

Dobra znajomość ograniczeń technicznych, graficznych, mechanicznych pozwala dobrać najlepsze oprogramowanie (albo zlecić przygotowania nowych, skrojonych na potrzeby), a nawet skierować działania na tworzenie własnych, agencyjnych narzędzi zawierających najlepszą wiedzę i doświadczenie wielu osób. W świecie eventów, R&D manager to nie tylko badacz i odkrywca, lecz przede wszystkim technolog i nadzorca. Jako alchemik nowoczesnych wydarzeń, R&D manager wprowadza w życie kreatywne wizje, zarządzając procesami i testując nowe pomysły. Jego rola w agencji eventowej to nieustanna podróż w poszukiwaniu eliksiru niezapomnianych doświadczeń, które pozostawiają widzów z zachwytem i wspomnieniami na długie lata. 

Autor: Przemysław Całka, R&D Manager
Tekst pierwotnie ukazał się na łamach portalu Meeting Planner.