Event za jeden uśmiech, czyli prawda i mity o budżecie?

1. Odchodzą wysokie ceny lokalizacji
To prawda. Event online nie wymaga od nas rezerwacji setek tysięcy metrów kwadratowych, o ile nie zakładamy formatu hybrydowego, gdzie część gości jest obecna na nagraniu. Event online można zrealizować nawet we własnym biurze.
Nieprawdą jest jednak, że realizacja we własnym biurze jest całkowicie bez kosztowa…często bywa droższa niż w profesjonalnym studio.

2. Nie trzeba stawiać scenografii.
Mit. W eventach online scenografią są animacje i grafiki, których koszt jest zależny od stopnia skomplikowania i jakości. Jeśli zależy nam na efekcie „wow”, hologramach i rozszerzonej rzeczywistości to musimy się liczyć z odpowiednimi kosztami.

3. Nie trzeba płacić za catering
Prawda, ale…no właśnie. Ale jeśli chcemy przenieść atmosferę eventu offline do online, to warto pomyśleć o dowozie cateringu do uczestników, a to generuje niemałe koszty.

4. Nie ma opłat za montaż i demontaż.
Mit. Większość eventów online jest nagrywana (przynajmniej w jakiejś części) z wyprzedzeniem, co oznacza, że po nagraniu materiału trzeba go jeszcze zmontować. Zaś przed nagraniem sprawdzić wszystkie materiały wizualne pod kątem technicznym, zwłaszcza jeśli zawierają one np. prezentacje stworzone przez klienta. Zarówno montaż po, jak i próby przed zabierają dużo czasu i wymagają doświadczonej ekipy, a to kosztuje….i znowu ale…Ale lepiej ponieść te koszty, niż zapłacić swoim stresem przed eventem.

Podsumowując: Tak jak w przypadku wydarzeń tradycyjnych, budżet musi być skorelowany z celami i charakterem wydarzenia, aby jego realizacja mogła spełnić pokładane w nim oczekiwania.