O tym należy pamiętać tworząc „nowoczesny event” – poznaj swojego odbiorcę

„Nowoczesny event” to pojęcie, które pojawia się coraz częściej w komunikacji event marketingu. Klienci często określają swoje wyobrażenie o wydarzeniu jakie planują zorganizować jako „nowoczesny”, „niestandardowy”, a agencje nieustannie starają sprostać się tym potrzebom. Czym jednak jest nowoczesny event? To pytanie tak szerokie, że nie da się na nie odpowiedzieć jednoznacznie. Zawsze kluczem jest odpowiedź na pytanie dotyczące podstawowych potrzeb, które Klient chce osiągnąć oraz przede wszystkim priorytetów – jakimi komunikuje się marka. 

Typ 1 – zielone eventy

Idąc za powyższym, część Klientów interpretuje nowoczesny event jako taki, który wywiera możliwie najmniejszy negatywny wpływ na środowisko. Wówczas szacujemy ślad węglowy poprzez pomiar parametrów eventu i staramy się go minimalizować.

Minimalny (nieunikniony) negatywny wpływ na środowisko możemy rekompensować poprzez sadzenie drzew czy inne proekologiczne działania. W przypadku tego typu eventów jako agencja współpracujemy z partnerami w taki sposób, aby wykorzystywać możliwie najmniej materiałów drukowanych, których nie da się ponownie wykorzystać lub w żaden sposób przerobić. Stawiamy na scenografię multimedialną, komunikację z uczestnikami opieramy o zdigitalizowane kanały. W rozsądny sposób podchodzimy do gastronomii tak, aby minimalizować nadwyżki jedzenia i napojów oraz plastikowych opakowań. Coraz popularniejsze są bezpieczne rozwiązania pozwalające odstąpić niewykorzystane produkty spożywcze.  

Typ 2 – nowe odsłony klasycznych formatów

Inny typ eventu, który również z powodzeniem może zostać nazwany nowoczesnym to taki, w którym stawiamy na niestandardowe, ciekawsze formy przekazu merytoryki i doświadczeń dla uczestników. Unikamy prostych wystąpień, wyeksploatowanych przez wiele lat w formie prelekcji opartych o prezentacje i tzw. „gadające głowy” a inwestujemy w ciekawy, dynamiczny content. 

Wskazówka: Jakościowe animacje i materiały video dodatkowo uposażone o nowości technologiczne takie jak kinect, VR, AR, hologramy czy łączenie prelegentów rozlokowanych w studiach na całym świecie. Tego typu rozwiązania są na rynku dostępne od kilku lat, natomiast w obecnym czasie nastąpił wzrost jakości i świadomości możliwości wykorzystania ich.  

Typ 3 – eventy online

Z pewnością okres pandemiczny, w którym możliwości organizacji tradycyjnych eventów były ograniczone w pewien sposób pomogły branży poszerzyć spektrum możliwości wydarzeń online, zgłębiając cały wachlarz możliwości. Dzisiaj możemy spokojnie powiedzieć, że w eventach online jesteśmy blisko wysokobudżetowych produkcji filmowych, gdzie od dawna korzystano z wirtualnych środowisk projektowanych w silnikach graficznych typu unreal engine, czy łącząc „aktorów” pracujących równolegle w studiach rozlokowanych na całym świecie. Czy korzystanie z tego typu rozwiązań i tworzenie jakościowych eventów wirtualnych nie jest nowoczesne? Oczywiście, że jest!

Przykładów rozumowania nad nowoczesnymi eventami może być całe mnóstwo, jednak starając się zebrać najważniejsze kierunki na pewno warto jako ostatnim wspomnieć o metaverse, który obok immersji stał się jednym z najpopularniejszych terminów wykorzystywanych w wielu branżach. W dużym skrócie metaverse a eventy online to ocean vs. Kropla. 

Myśląc o metaversie mówimy o rozległym metaświecie, w którym każdy człowiek reprezentowany przez swój avatar miały możliwość spędzania czasu w dokładnie taki sposób jak w „prawdziwym świecie” czerpiąc w tym maksimum doświadczenia.

Dla niektórych przedstawicieli branży i zwolenników tradycyjnych form spędzania czasu termin ten budzi strach związany z tym, że popularyzacja i rozwój metaświata ograniczy wszystko co namacalne w branży spotkań i przeniesie dużą część naszego życia i rozwoju (z powrotem) do wirtualnej przestrzeni.

Uważam jednak podobnie jak wiele osób, które ten obszar ciekawi, że powinniśmy to upatrywać jako szanse dla eventów jakie znamy, a nie zagrożenie. Droga do pełnej popularyzacji takich rozwiązań jest bardzo długa i szalenie kosztowna, a na tym etapie możemy korzystać z tego jako poszerzenie możliwości doświadczeń dla uczestników. Czy nie byłoby ciekawie dać uczestnikom konferencji w Zakopanem możliwość zagrania w siatkówkę plażową u wybrzeży Oceanu Atlantyckiego?

Wszystkie wspomniane przykłady (a jest ich zaledwie kilka pośród znacznie szerszej interpretacji) pokazują, że nowoczesny event nigdy nie zostanie sprowadzony do jednej definicji. Zawsze najistotniejsze będzie zrozumienie potrzeby i dopasowanie jej do grupy docelowej przy maksymalnym wykorzystaniu środków i możliwości. To wszystko tylko jeszcze bardziej utwierdza nas w tym, że podstawą dobrej współpracy i doboru skutecznych narzędzi jest dialog. 

Autorka: Anna Rajewska, Client Service Director 

Tekst pierwotnie ukazał się na łamach dodatku o nowoczesnych eventach 57 numeru magazynu Marketer+.