Nadszedł ten moment – wiosna, najbardziej nieprzewidywalna poru roku. W ciągu tygodnia możemy spodziewać się opadów śniegu i deszczu przeplatanych temperaturami dochodzącymi do 20 stopni. Jest to również moment kiedy pojawiają się pierwsze myśli związane z organizacją wydarzeń w plenerze. Dlatego właśnie zebraliśmy dla Was kilka rad, z którymi warto zapoznać się, planując wydarzenie plenerowe.

Poznaj wybrane przez siebie miejsce!

Pierwsze kroki za nami, mamy datę, lokalizację i listę Gości – teraz realizacja. Sprawdźmy zaplecze techniczne, by wiedzieć jaką powierzchnią dysponujemy, czy mamy stałe przyłącze prądu lub dostęp do sieci. Poświęćmy więcej czasu na dokładne poznanie lokalizacji, aby później nic nas nie zaskoczyło. 

Zadbaj o przestrzeń dla każdego!

Na początku warto odpowiednio podzielić przestrzeń, aby zarówno Goście, jak i ekipa techniczna dysponowali wystarczającą ilością miejsca. Dla Gości ważne będą miejsce do zabawy, zaspokojenia głodu czy pragnienia, a także przestrzeń, by porozmawiać lub odpocząć. Dla techników za to miejsce na magazyn, w którym schowają sprzęt, a także przestrzeń na “mózg”, czyli reżyserkę. Im lepiej rozplanujesz przestrzeń, tym mniej problemów pojawi się później. 

Przygotuj plany awaryjne!

Wiadomo, że wybierając datę, dostosowujemy ją do prognozy pogody, ale tak samo wiadomo, że pogoda ulega zmianie. Dlatego warto przygotować szczegółowo różne plany awaryjne. Marzeniem każdego producenta jest piękne słońce, tę wersję nazwijmy planem A. Co, gdy pojawi się deszcz? Silny wiatr? Burza? Opcji jest wiele, ale ważne, by działać zgodnie z wcześniej przygotowanym i opisanym szczegółowo planem. 

Podejmuj decyzje rozsądnie!

Ważnym elementem planów awaryjnych jest określenie momentu, w którym będą realizowane. Ważna jest dobra komunikacja z Klientem lub zespołem odpowiedzialnym za wydarzenie. Określcie godziny, w których będziecie oceniać pogodę i podejmować decyzje. Ustalcie, czy momentem wprowadzenia planu B jest są ciemne chmury, czy może pierwsze krople deszczu. Nie ma nic gorszego od strony produkcyjnej niż decyzje podejmowane w panice.  

Nie jesteś sam!

Zadbaj o to, aby każdy z zespołu znał scenariusz, ogólne założenia, ale także plany awaryjne. Każdy powinien wiedzieć, jaka jest droga ewakuacji, kiedy ma się odbyć oraz do kogo w takiej sytuacji się zwrócić.

Zabezpiecz się przed kłopotami!

Każde miejsce ma swoje wady, zalety, a zagrożenia i niedogodności, na które musisz być przygotowany. Zapraszasz Gości nad jezioro? Sprawdź, czy na miejscu nie przyda się odkomarzanie. Lokalizacja w lesie? Upewnij się, że scena nie stanie na terenie podmokłym. Możliwości jest wiele, sprawdź lokalizację w różnych porach. Po tym jak zidentyfikujesz potencjalne zagrożenia – odpowiednio spakuj producencki plecak. Znajdź miejsce na parasole, preparaty przeciw owadom, koce i wszystko to, co na miejscu może okazać się produktem pierwszej potrzeby!

Dasz radę!

Na pewno zadanie wydaje się trudne, ale wierzymy, że korzystając z naszych porad, świetnie dasz sobie z nim radę. Klasyczne eventy są super, jednak wydarzenia plenerowe ze względu na swoją sezonowość i kontakt z naturą są wyjątkowe. Nie pozostało nam już nic innego jak wszystkim planującym wydarzenia plenerowe życzyć wspaniałej pogody i niezapomnianych realizacji! 🙂